Du brauchst keine Ausbildung im Projektmanagement und keine zusätzlichen Tools, um mehr Struktur in deinen Arbeitsalltag und mehr Kontrolle über deine Aufgaben zu bekommen. Bevor wir dir eines der erfolgreichsten Mittel für mehr Produktivität und besseres Zeitmanagement im Job verraten, gehen wir kurz auf die Grundlage ein: Strukturiertes Arbeiten und wie du es lernen kannst.
Egal welche Branche oder welcher Job, ob im Büro, in der Werkstatt oder im Homeoffice: Strukturen in der Arbeit helfen dabei, Aufgaben erfolgreich erledigen zu können. Das Bedürfnis nach Struktur und Organisation variiert von Mensch zu Mensch: Manche brauchen bis ins Kleinste geregelte Prozesse, andere dagegen so viel Freiraum wie möglich.
Was dem Steinzeitmenschen beim Überleben geholfen hat, gilt heute noch immer im Dschungel des Arbeitslebens: Menschen brauchen ein unterschiedliches Maß an Struktur, um sich wohl und sicher zu fühlen. Kontrollierte Abläufe und Routinen geben Sicherheit, Ordnung und Regeln machen Situationen kontrollierbar.
Der Bedarf nach äußeren Strukturen und Regeln ist höchst individuell. Ein introvertierter Mensch hat andere Bedürfnisse als ein extrovertierter. Frühaufsteher sind morgens produktiver, “Nachteulen” können sich am Abend besser konzentrieren. Auch die Rahmenbedingungen spielen eine Rolle: Beschäftigte in einem kleinen Familienbetrieb haben oft mehr Verantwortung und weniger Vorgaben als Angestellte und Arbeiter:innen in einem Konzern.
Fragen wie diese beziehen sich auf deine sogenannte “innere Ordnung” – dein ganz persönliches Bedürfnis nach Rahmenbedingungen, die dir Struktur und Sicherheit geben.
Wichtig!
Hier gibt es kein richtig oder falsch, denn diese Faktoren sind 100% individuell. Je besser du deine Bedürfnisse kennst und verstehst, desto besser kannst du darauf achten. Und du kannst produktiver arbeiten und wirst dich in deinem Job wohler fühlen.
Das Prinzip „Eat the Frog first“ (auf Deutsch: Iss den Frosch zuerst) ist eine erfolgreiche Strategie zur Verbesserung der Produktivität und des Zeitmanagements. Es bedeutet nichts anderes als die schwierigste oder unangenehmste Aufgabe des Tages zuerst zu erledigen, anstatt sie aufzuschieben oder zu vermeiden.
Die Idee hinter „Eat the Frog first“:
Wenn du die schwierigste deiner Aufgaben gleich zu Beginn des Tages anpackst, kann dich das dazu motivieren, fokussierter zu bleiben. Schließlich musst du deine Aufmerksamkeit dann nicht mehr ständig dieser Aufgabe und ihrer Vermeidung widmen. Das Aufschieben von schwierigen Aufgaben führt meistens dazu, dass du dich gestresst oder überwältigt fühlst. Und das hält dich davon ab, produktiv zu sein. Erledigst du eine Aufgabe, gibt dir das ein Erfolgsgefühl. Die restlichen Aufgaben deines Tages werden dir dann umso leichter fallen und schneller von der Hand gehen.
Was heißt das in der Praxis?
Erledige gleich am Anfang deines Arbeitstages die schwierigsten oder wichtigsten Aufgaben und wende dich danach den leichteren oder weniger wichtigen Tasks zu. Das kann auch bedeuten, dass du unangenehme Aufgaben, etwa schwierige Gespräche, langweilige Aufgaben oder Tasks, die du aufschieben möchtest, zuerst erledigst. Es ist verblüffend, wie gut das Prinzip funktioniert: Wenn du es konsequent anwendest, werden dein Aufgabenberg und dein Stressempfinden schrumpfen, während deine Arbeitszufriedenheit und das Gefühl von Kontrolle und Selbstbestimmtheit wachsen.
Der Ausdruck „Eat the Frog first“ stammt von dem Schriftsteller Mark Twain, der einmal sagte:
„Wenn es Ihr Job ist, einen Frosch zu essen, ist es am besten, dies als erstes am Morgen zu tun. Und wenn es Ihr Job ist, zwei Frösche zu essen, ist es am besten, mit dem größten und hässlichsten zu beginnen.“
Frei nach dem Motto: Alles, was danach kommt, schmeckt besser und quakt dich nicht ständig an.
