Ob klassisch mit Kugelschreiber und Notizzettel oder über digitale Lösungen wie Trello, Asana und Co. – Wichtig ist, dass du alle To-Dos an einem Ort sammelst, um dir jederzeit einen schnellen Überblick verschaffen zu können. Mit einer Aufgabenliste, in die du alle Tasks, Deadlines und Anmerkungen dazu einträgst, schaffst du Ordnung in deinem Arbeitsalltag.
Und auch in deinen Gedanken: Was du verschriftlicht hast, egal ob auf Papier oder digital, ist “aus deinem Kopf heraus”. Das verschafft dir die Freiheit, kreativ zu denken und konzentriert zu arbeiten.
Tipp: Der Vorteil von digitalen Notizen oder “smarten” Lösungen ist, dass du sie auf verschiedenen Endgeräten gleichzeitig nutzen kannst und dass sie eine Erinnerungsfunktion besitzen. So kannst du Wichtiges nicht aus Versehen vergessen!
Hast du deine To-Do-Liste erstellt, gilt es, deine Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu sortieren. Indem du eine Priorisierung deiner Tasks vornimmst, schaffst du deine Arbeitsstruktur. Du kannst dich zum Beispiel an der Eisenhower-Matrix orientieren – einer nach dem US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower benannte Zeitmanagement-Methode.
Was ist die Eisenhower-Matrix?
Die Eisenhower-Matrix oder Eisenhower-Methode hilft dir dabei, dein Zeitmanagement zu verbessern, indem du deine Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Aktualität einteilst. Setzt du die beiden Werte in eine Matrix (einen XY-Graphen), erhältst du vier mögliche Schnittstellen:
Aufgaben, die nicht wichtig und nicht dringend sind: Abgeben, löschen oder erst erledigen, wenn du Zeit dafür hast. Diese To-Dos sind die “nice to haves”, deine Fleißaufgaben und alle Aufgaben, die du easy abgeben kannst.
Hast du deine Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit sortiert, ist es Zeit, die jeweilige Bearbeitungsdauer einzuschätzen. Plane nicht zu knapp und sorge für ausreichende Zeitpuffer. So kannst du kurzfristige Änderungen und unvorhergesehene Unterbrechungen berücksichtigen. Wenn alles reibungslos läuft, vermeidest du Stress und kannst im Idealfall mit einer vorzeitigen Lösung punkten.
Plane die Zeiten, in denen du ohne Ablenkung an deinem Projekt arbeiten möchtest. Je nach Umfang des Projekts und deiner sonstigen To-Dos kannst du zum Beispiel ganze Arbeitstage oder täglich einen fixen Zeitraum (z.B. eine Stunde) dafür blockieren. An den Randzeiten eines Arbeitstages funktioniert das meist am leichtesten.
Reserviere die Termine in deinem Kalender und schalte währenddessen deine E-Mail-Benachrichtigungen und – wenn möglich – dein Telefon stumm. Vielleicht hast du ja Kolleg:innen, die sich in dieser Zeit um deine Anrufe kümmern können.
Tipp: Informiere Mitarbeiter:innen und Vorgesetzte über deine Pläne und Zeiten, in denen du nicht verfügbar bist. Das verschafft dir Freiräume, um ungestört an deinem Projekt zu arbeiten und hilft dir, Missverständnissen in deinem Team vorzubeugen!
Auch den höchsten Berg erklimmst du Schritt für Schritt. Das gleiche Prinzip kannst du anwenden, um große Projekte überschaubar zu gestalten.
Vor eine komplexe oder weitreichende Aufgabe gestellt, fällt es vielen Menschen schwer, einen Anfang zu finden – oder ausreichend Motivation, um danach zu suchen. Stehst du vor so einer “Mammut-Aufgabe”, unterteile sie in einfacher zu erfassende Abschnitte. Setze dir verschiedene Etappenziele und erledige deine Riesen-Aufgabe Schritt für Schritt.
Tipp: Nimm dir auch Zeit für kleine Erfolge. Ob du das Durchstreichen eines Punktes auf einer To-Do-Liste genießt oder dich mit einem Stück Kuchen, einem Spaziergang an der Sonne oder einem After Work Drink mit Freund:innen belohnst – sei stolz, wenn du ein Etappenziel erreicht hast. Das gibt dir neuen Schwung für den weiteren Weg zu deinem Ziel!
Ein fester Zeitpunkt, bis wann deine Aufgabe abgeschlossen sein muss, kann dir dabei helfen, dich besser darauf zu fokussieren. Fristen, Deadlines und Abgabetermine erleichtern dir die Priorisierung deiner To-Dos.
Zeitvorgaben können von Vorgesetzten, Kund:innen oder Geschäftspartner:innen kommen. Auch bei Aufgaben, über die du selbst entscheidest und die du selbst steuerst, solltest du dir Fristen für die Erledigung setzen. So vermeidest du es, To-Dos zu lange vor dir herschieben.
Tipp: Setze realistische Fristen, um dir selbst keinen zusätzlichen Stress zu bereiten. Trage deine Deadlines in deinem Kalender ein und nimm deine eigenen Termine so ernst wie die mit Kund:innen oder Mitarbeiter:innen
Wenn du mit deinen Aufgaben vertraut bist, kannst du einschätzen, wie viel Zeit du wofür benötigst. Du weißt, wo deine Grenzen liegen und wo du noch Potential oder Möglichkeiten hast. Mit diesem Selbstverständnis fällt es dir leichter, Nein zu sagen, wenn es nötig ist – und Ja zu sagen, wenn es möglich ist.
Warum ist Nein-Sagen wichtig?
Nein-Sagen ist nichts anderes als Delegieren: Du ermöglicht es, dass Projekte und Aufgaben rechtzeitig an Mitarbeiter:innen übertragen werden, die zeitlich oder fachlich besser dafür geeignet sind.
Durch Nein-Sagen vermeidest du für dich Stress und Überlastung und förderst die optimale Aufgabenverteilung in deinem Team. So wird im Idealfall niemand überlastet und dein Betrieb kann effizient arbeiten.
Tipp: Wie du Nein-Sagen lernen kannst, wie du Nein sagst, ohne Nein zu sagen und wie du ein Nein begründen kannst, verraten wir dir in einem eigenen Beitrag!
Vermeide Ablenkungen an deinem Arbeitsplatz, um konzentriert und effizient arbeiten zu können.
Verbessere deine Konzentration mit Musik. Eine leise Geräuschkulisse kann dir helfen, dich besser auf eine Tätigkeit zu konzentrieren. Welche Hintergrundsounds deine Konzentration fördern, findest du am besten selbst heraus.
Generell gilt, dass klassische Musik, Lounge und Ambient Musik zu Entspannung beitragen und Klänge wie Alpha Waves, braunes Rauschen oder Naturklänge wie Regen, Vogelgezwitscher und Wellenrauschen deine Konzentration steigern. Auch bestimmte BPMs im Hip Hop, Electro- und Techno-Bereich können deinen Fokus schärfen.
